(English version below)

Zwischen Kulturmanagement und Forschung:
Sondersammlungen im 21. Jahrhundert.
Organisation, Dienstleistungen, Ressourcen

Between Cultural Management and Research:
Special Collections in the 21st Century. Organisation, Services, Resources

Termin:
22. bis 25. November 2005

Ort: Weimar, Herzogin Anna Amalia Bibliothek (HAAB),
Studienzentrum, Platz der Demokratie 4

Veranstalter :
HAAB in Zusammenarbeit mit der Initiative Fortbildung für wissenschaftliche
Spezialbibliotheken und verwandte Einrichtungen e.V. und der
Universitätsbibliothek der Radboud Universiteit Nijmegen! Mit freundlicher
Unterstützung der Fritz Thyssen Stiftung !

Wie wir es denn nun künftig halten wollen mit unseren Sondersammlungen - das
ist eine Frage, die seit geraumer Zeit vor allem in den Bibliotheken
Europas und Amerikas mehr und mehr in den Mittelpunkt der fachlichen
Diskussion rückt. Möglich, dass Sondersammlungen früher häufig als eher
nachrangig angesehen wurden. Inzwischen hat sich das Bild jedenfalls
grundlegend gewandelt: Sondersammlungen gelten heute als unverzichtbar, wenn
Bibliotheken ihren Auftrag als Partner in Forschung und Lehre erfüllen
wollen. Das neu entbrannte Interesse an Sondersammlungen führt zwangsläufig
zu einer Reihe von Überlegungen, wie ihre Potenziale besser auszuschöpfen
sind und ihr Management verbessert werden kann: welchen Ansprüchen haben wir
zu genügen, wenn wir Sondersammlungen vorhalten, welchen ihre Kuratoren? In
welchem Umfang sollten wir die uns zur Verfügung stehenden Ressourcen für
sie einsetzen, und wie ist dabei organisatorisch vorzugehen? Wie können
zusätzliche Mittel eingeworben werden, um Sondersammlungen weiter
auszubauen, wie auch die auf ihnen basierenden spezifischen
Dienstleistungen? Wie können Sondersammlungen besser als bisher in Forschung
und Lehre eingebunden werden? Welche Rolle spielen sie im Umfeld der
"electronic library"? In unserem Kolloquium werden Fachleute aus
Deutschland, Großbritannien, den Niederlanden, Österreich und den USA neue
Lösungen zu all diesen Fragen des praktischen Umgangs mit Sondersammlungen
vorstellen. Insbesondere ist beabsichtigt, den Weg für eine künftige
internationale Kooperation aufzuzeigen, der zu einem dauerhaften fachlichen
Austausch führt.

Programm

Dienstag, 22. Nov. 05

12:00 h ff.

Das Tagungsbüro ist geöffnet

14:00 h

Begrüßung: Hellmut Seemann, Präsident der Stiftung Weimarer Klassik; Dr.
Michael Knoche, Direktor der HAAB

Einführung/Moderation: Graham Jefcoate,
Direktor der Universitätsbibliothek, Radboud Universiteit Nijmegen; Dr.
Jürgen Weber, Stellv. Direktor der HAAB

14:30 h
Gastvortrag: Wie denkt Kulturmanagement? (Prof. Dr. Armin Klein,
Pädagogische Hochschule Ludwigsburg, Inst. für Kulturmanagement)

15:15 h
Key Note Address : The critical role of special collections in the research
and education enterprise (G. Jefcoate)

16:00 h
Kaffeepause

16:30 h
Sondersammlungen in deutschen Bibliotheken: Ergebnisse einer Umfrage (Dr. J.
Weber)

17:15 h ff.
zur freien Verfügung

19:00 h
Öffentlicher Abendvortrag: 'Die mannigfaltigen und unentwickelten Schätze,
die ich mir gesammlet' ­ Über das Sammeln (Prof. Dr. Jochen Brüning,
Humboldt-Universität zu Berlin, Inst. für Mathematik)
Anschließend: Empfang/Buffet

Mittwoch, 23. Nov. 05

1: 'To Have and To Hold': Bestandsaufbau
Bestandsaufbau galt häufig als das Kerngeschäft schlechterdings, wenn es um
Sondersammlungen ging. Was früher über jede Kritik erhaben gewesen sein
mochte, wird heute durchaus infrage gestellt. Gegenstand der öffentlichen,
oft leidenschaftlich geführten Diskussion ist derzeit zum Beispiel das
"weeding" - auch bei Sondersammlungsbeständen: in einer zunehmend vernetzten
Welt wird notwendigerweise sehr sorgfältig geprüft werden müssen, inwieweit
sämtliche Materialien physisch vorzu"halten" sind. Es ist
selbstverständlich, dass sich Kulturinstitutionen mit Spezialsammlungen in
besonderem Maße verpflichtet fühlen müssen, neu entwickelte unterstützende
Infrastrukturen in vollem Umfang zu nutzen, um über hochwertige digitale
Angebote ihre Schätze zugänglich zu machen.

09:00 h
Collection building for special collections (Chantal Keijsper, Head, Dep. of
Information & Collections, Koninklijke Bibliotheek ­ Nationale bibliotheek
van Nederland)

09:45 h
Digitizing and sharing: one approach to the ethics of owning international
collections (Dr. Alice Prochaska, Universitätsbibliothek Yale)

10:30 h
Bestandsaufbau: Probleme und Herausforderungen ­ die Referenten eröffnen
die Diskussion Š

11:00 h
Kaffeepause

2: 'Setting out the Wares': Erschließung und Zugang

Die Retrokonversion der konventionellen Kataloge der bedeutenden
Bibliotheken ist inzwischen mehr oder minder abgeschlossen. Die Zeit ist
gekommen, den Weg für neue Problemlösungen bei Erschließung und Zugang zu
bereiten. Netzwerktechnologien und neu entwickelte Formate eröffnen diese
neuen Zugriffsmöglichkeiten. Von besonderem Interesse dürften hier Methoden
und Verfahren sein, die eine fachwissenschaftlich integrierte
online-Recherche ohne Medienbruch erlauben, aber auch den Zugriff auf
Volltexte von Materialien ermöglichen, die nur unter erschwerten Bedingungen
zugänglich sind (Stichwort: "hidden collections"). Gleichzeitig sind
traditionelle Dienstleistungen und Kompetenzen zu pflegen und auszubauen. Es
gilt also insgesamt, bei aller Mittelknappheit die Brücke zwischen zwei
Welten zu schlagen, der Physischen und der Digitalen.
11:30 h
Collection-level description: why and whither (Ronald Milne, Acting Director
of University Library Services and Bodley's Librarian, Oxford)

12:15 h
Der zweite Schritt: die Vernetzung digitalisierter alter Drucke (Dr. Thomas
Stäcker, Herzog August Bibliothek Wolfenbüttel)

13:00 h
Mittagspause

14:30
Die "Virtuellen Fachbibliotheken" : Bausteine im DFG-System der über-
regionalen Sammelschwerpunkte (Dr. Maria Effinger, Universitätsbibliothek
Heidelberg)

15:15 h
Erschließung und Zugang: Probleme und Herausforderungen ­ die Referenten
eröffnen die Diskussion Š

16:15 h ff.
zur freien Verfügung bzw. auf Wunsch : Stadtführung

3: Taking Responsibility for the Past: kulturelles Erbe in Weimar
Das Konzentrationslager Buchenwald wurde von den Nationalsozialisten in der
Peripherie einer Stadt errichtet, die nicht nur zum Symbol für die
klassische deutsche Literatur geworden war, sondern auch für das Bauhaus und
die nach ihr benannte Weimarer Republik. Das geschah nicht von ungefähr.
Weimar als historischer und kultureller Ort stellt sich seiner doppelten
Verantwortung für das, was ihm so reichhaltig und so komplex überkommen ist
­ ein Erbe, zu dem auch höchst unbequeme Assoziationen und Fragestellungen
gehören. Wie gehen Kulturstätten mit einer derartigen Situation um?

18:00 h
Sammeln in Buchenwald (Prof. Dr. Volkhard Knigge, Stiftungsdirektor der
Gedenkstätte Buchenwald)

18:45 h
Die Herzogin Anna Amalia Bibliothek nach dem Brand (Dr. M. Knoche)

20:00 h
auf Wunsch: gemeinsames Abendessen

Donnerstag, 24. Nov. 05

4: For the Benefit of Users ­ Redefining the Role of Special Collections:
Benutzung
Die Interessen des Nutzers müssen erste Priorität haben ­ das ist eine
Forderung, zu der sich Bibliotheken in ihren Strategieplänen durchaus
bekennen werden. Was aber sind genau die Interessen unserer Nutzer aus
Forschung und Lehre, was ist ihnen wirklich wichtig? Und welches sind - wenn
wir uns dermaßen dem Nutzer verpflichten - die praktischen Konsequenzen für
diejenigen, die diese Sondersammlungen zu verwalten haben, zum Beispiel in
organisatorischer oder finanztechnischer Hinsicht?

09:30 h
Treasure Rooms to Research Center: The Changing Role of Special Collections
in the United States (Dr. Alice Schreyer, Director of the Special
Collections Research Center, University of Chicago Library)

10:15 h
Forschungsinteressen und wissenschaftliche Sondersammlungen (Prof. Dr.
Bénédicte Savoy, Technische Universität Berlin, Institut für Geschichte und
Kunstgeschichte)

11:00 h
Kaffeepause

11:30 h
Erlebnisräume, gebaut aus Erinnerungen. Die Sondersammlung als "Teaching
Library" (Dr. Hans Zotter MAS, Universitätsbibliothek Graz)

12:15 h
Benutzung: Probleme und Herausforderungen ­ die Referenten eröffnen die
Diskussion Š

13:00 h
Mittagspause

5: Resources and Resourcefulness ­ the Need of Additional Funding and Future
Skills: Ressourcen
Wenn Sondersammlungen neue Aufgaben mit sich bringen (und neue
Betriebsformen oder technische Lösungen dazu beitragen, diese professionell
zu bewältigenŠ), dann ist zu klären, welche zusätzlichen Ressourcen benötigt
werden ­ schließlich sollten wir es beim zukünftig angestrebten Umgang mit
Sondersammlungen nicht nur bei einer Vision belassen. Dass wir die
Möglichkeiten, die sich über Fundraising bieten, sorgfältig erkunden müssen,
ist allgemeiner Konsens. Aber was heißt das praktisch? Und welche
Fähigkeiten und Kompetenzen hat der Kurator von Sondersammlungen im 21.
Jahrhundert mit zu bringen, wenn er mit den Entwicklungen Schritt halten
will?

14:30 h
Fundraising for special collections (Richard Ovenden, Bodley¹s Library,
Oxford)

15:15 h
Panel: Competencies / Education and Training for Careers in Special
Collections (G. Jefcoate, zusammen mit R. Ovenden, A. Prochaska, A.
Schreyer, Th. Staecker, H. Zotter)

16:00 h
Kaffeepause

16:30 h
Bilanz und Ausblick (G. Jefcoate)

17:00 h
Ende des 3. Veranstaltungstages

Freitag, 25. Nov. 05

09.00-12.00 h
Exkursion: Die Sammlungen der Gedenkstätte Buchenwald. Führung, Aus-
stellungsbesichtigung und Gespräch. Leitung: Justus H. Ulbricht, Stiftung
Weimarer Klassik und Kunstsammlungen Nachmittags: wahlweise (und zugleich
mit der Tagungsanmeldung verbindlich zu buchen): 14:00-15.30 h
"Wiederholte Spiegelungen": Führung durch die Klassikerausstellung des
Goethe-Nationalmuseums oder Goethehaus oder 14:00 h (Abf.) Schloss
Friedenstein, Gotha (mit Führung Ekhof Theater) Abendessen in Gotha ­ max.
40 Teilnehmer

Anmeldung : bei Evelin Morgenstern ­ "Initiative Fortbildung Š e.V."­
Fax: 0 30/8 33 44 78; E-Mail: morgensterninitiativefortbildung.de
www.initiativefortbildung.de ­ hier auch Hotelnachweis

Kostenbeitrag : Dank Sponsorenunterstützung EURO 60,-- (early bird Tarif
bei Anmeldung bis 14. Okt. 2005); später : EURO 90,--

Wir haben in folgenden Hotels Sonderkonditionen vereinbart:
- im Hotel "Am Frauenplan"; Brauhausgasse 10; 99423 Weimar, Tel. : (0 36 43)
49 44-0; Fax : Š-4 44; E-Mail : infohotel-am-frauenplan.de;
www.hotel-am-frauenplan.de : 10 Einzelzimmer à EURO 40,-- inklusive
Frühstück und Kulturförderabgabe. Unsere Option dort läuft bis zum 16.
August 05. Und

- im Ringhotel Kaiserin Augusta; Carl-August-Allee 17; 99423 Weimar; Tel. :
(0 36 43) 2 34-0; Fax : Š-44; E-Mail : weimarhotel-kaiserin-augusta.de;
www.hotel-kaiserin-augusta.de : 25 Einzelzimmer à EURO 57,-- inklusive
Frühstück und Kulturförderabgabe und freier Nutzung der öffentlichen
Nahverkehrsmittel der Stadt. Unsere Option dort läuft bis zum 25. Okt. 05.

Wir bitten um Selbstbuchung unter Angabe des Stichwortes “Sondersammlung³.

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Program

Between Cultural Management and Research:

Special Collections in the 21st Century. Organisation, Services, Resources
Zwischen Kulturmanagement und Forschung:

Date : 22. - 25. November 2005

Venue : Weimar, Herzogin Anna Amalia Bibliothek (HAAB), Studienzentrum,
Platz der Demokratie 4

Organizers : HAAB in cooperation with the Initiative Fortbildung für wissen-
schaftliche Spezialbibliotheken und verwandte Einrichtungen e.V. and the
University Library of Radboud Universiteit Nijmegen. With genereous support
from the Fritz Thyssen Foundation !

The future of special collections is emerging as a key issue for research
libraries in Europe, North America and overseas. Once often regarded as
somewhat marginal, in recent years special collections have increasingly
been recognised as central to the research and teaching missions of major
libraries. The renewed interest in their potential has raised a wide range
of questions about the role and management of special collections. What do
we expect of special collections and their curators? What level of resources
should be allocated to them? How should those resources be managed? How can
additional funding be obtained to develop them and services based upon them?
How can the collections be better integrated into research and teaching
programmes? What role should special collections play in the digital library
environment? In this workshop, specialists from Germany, the Netherlands and
from the English-speaking world will describe innovative solutions and share
their expertise in the field. A key aim will be to encourage an exchange of
ideas that might lead to practical co-operation.

Programme (simultaneous translation from German to English will be
available)

Tuesday Nov. 22

12:00 h Conference office opens

14:00 h
Welcome address: Hellmut Seemann, Präsident der Stiftung Weimarer
Klassik; Dr. Michael Knoche, Direktor der HAAB Facilitators:
Graham Jefcoate, Director of the University Library, Radboud University
Nijmegen; Dr. Jürgen Weber, Stellv. Direktor der HAAB

14:30 h
Guest Lecture: Wie denkt Kulturmanagement? (The "thinkin" of cultural
management) - Prof. Dr. Armin Klein, Pädagogische Hochschule Ludwigsburg,
Inst. für Kulturmanagement

15:15 h
Key Note Address : The critical role of special collections in the research
and education enterprise - G. Jefcoate

16:00 h Coffee break

16:30 h
Sondersammlungen in deutschen Bibliotheken: Ergebnisse einer Umfrage
(Special collections in German libraries: results of a survey) - Dr. J.
Weber

17:15 h Free time

19:00 h
Evening lecture open to the public: 'Die mannigfaltigen und unentwickelten
Schätze, die ich mir gesammlet'. Über das Sammeln (Multifacetted and random
treasures, which I gathered. About collecting) - Prof. Dr. Jochen Brüning,
Humboldt-Universität zu Berlin, Inst. für Mathematik)

Followed by reception and buffet

Wednesday, Nov. 23

1: 'To Have and To Hold': Collection building
Collection building has often been regarded as a key "core" activity for
special collections, and one that has changed little over time. Former
certainties are now being challenged. De-accessioning, for example, has
become a topic of sometimes heated public debate. In an increasingly
networked world, the need to "hold2 physical material at all is questioned;
those institutions holding special materials may feel they have a particular
obligation to share them with others.

09:00 h
Collection building for special collections (Chantal Keijsper, Head, Dep. of
Information & Collections, Koninklijke Bibliotheek ­ Nationale bibliotheek
van Nederland)

09:45 h
Digitizing and sharing: one approach to the ethics of owning international
collections - Dr. Alice Prochaska, University Library, Yale

10:30 h
Collection building: Issues and Challenges ­ the speakers will lead into the
discussion Š

11:00 h Coffee break

2: 'Setting out the Wares': Collection description and collection access
Networking technologies and innovative formats provide new opportunities for
opening up access to collections. Now that the retro-conversion of the
conventional catalogues of major research libraries is largely complete, new
solutions to problems of collection description and collection access are
being pioneered. Of particular interest are methodologies that allow
improved access to ²hidden collections² or open up full-text access to rare
materials.

11:30 h
Collection-level description: why and whither - Ronald Milne, Acting
Director of University Library Services and Bodley's Librarian, Oxford

12:15 h
Der zweite Schritt: die Vernetzung digitalisierter alter Drucke (The second
step: networked digital access to early printed material) - Dr. Thomas
Stäcker, Herzog August Bibliothek Wolfenbüttel

13:00 h Lunch break

14:30 h
Die "Virtuellen Fachbibliotheken": Bausteine im DFG-System der über-
regionalen Sammelschwerpunkte ("Subject-Based Virtuel Libraries":
buildingblocks within the German Research Foundation¹s programme) - Dr.
Maria Effinger, Universitätsbibliothek Heidelberg

15:15 h
Collection Description and Collection Access: Issues and Challenges ­ the
speakers will lead into the discussion Š

16:15 h free time or, city tour (optional)

3: Taking Responsibility for the Past: Cultural Inheritance in Weimar It was
no coincidence that the National Socialists chose to build their
concentration camp at Buchen-wald on the outskirts of a city that had come
to symbolise not only the classical tradition in German literature, but also
the Bauhaus and the eponymous Weimar Republic. As an historical and cultural
location, Weimar acknowledges a dual responsibility for its rich and complex
traditions, including their most uncomfortable associations. How can
cultural institutions respond to the challenge?

18:00 h
Sammeln in Buchenwald (Collecting in Buchenwald) - Prof. Dr. Volkhard
Knigge, Stiftungsdirektor der Gedenkstätte Buchenwald

18:45 h
Die Herzogin Anna Amalia Bibliothek nach dem Brand (The Herzogin Anna Amalia
Bibliothek after the fire) - Dr. M. Knoche

20:00 h evening meal together - an option

Thursday, Nov. 24

4: For the Benefit of Users ­ Redefining the Role of Special Collections:
User service Almost universally, research library strategies will stress the
need to place the interests of users at the forefront of their plans. But
what are the interests and concerns of teachers and researchers? And what
does the commitment to users mean in practical terms for special
collections, for their organi-sation and planning and for the resources they
need?

09:30 h
From Treasure Rooms to Research Center: The Changing Role of Special
Collections in the United States - Dr. Alice Schreyer, Director of the
Special Collections Research Center at the University of Chicago Library

10:15 h
Forschungsinteressen und wissenschaftliche Sondersammlungen (Scholarly
research and special collections) - Prof. Dr. Bénédicte Savoy, Technische
Universität Berlin, Institut für Geschichte und Kunstgeschichte)

11:00 h Coffee break

11:30 h
Erlebnisräume, gebaut aus Erinnerungen. Die Sondersammlung als "Teaching
Library" (Glimpses into the past. The lure of special collections as
"teaching libraries") - Dr. Hans Zotter MAS, Universitätsbibliothek Graz)

12:15 h
User service : Issues and Challenges ­ the speakers will lead into the
discussion Š

13:00 h Lunch break

5: Resources and Resourcefulness: the Need of Additional Funding and Future
Skills If special collections are developing new agendas ­ and new
organisational forms or technical solutions to address them ­ then what
additional resources will be needed to realise the vision? That special
collections will need to exploit the opportunities offered through
fundraising is a truth univer-sally acknowledged, but what will this mean in
practical terms? And what skills and competencies will be required of the
21st century special collections curator?

14:30 h
Fundraising for special collections - Richard Ovenden, Keeper of Special
Collections and Western Manuscripts at Bodley¹s Library, Oxford

15:15 h
Panel : Competencies / Education and Training for Careers in Special
Collections - G. Jefcoate, together with R. Ovenden, A. Prochaska, A.
Schreyer, Th. Staecker, H. Zotter

16:00 h Coffee break

16:30 h Conference wrap-up - G. Jefcoate

17:00 h End of day three

Friday, Nov. 25

09:00 - Visit the collections of the Buchenwald Memorial. Guided tour, led
by 12:00 H Justus H. Ulbricht, Stiftung Weimarer Klassik und Kunstsammlungen
Afternoon: Make your choice for the afternoon (and please indicate your
choice when you register for the conference) 14:00 - "Repeated Reflections".
Guided tour of the classics exhibition of the Goethe 15:30 h National Museum
or Goethe's House or 14:00 h Depart for Schloss Friedenstein, Gotha
(including guided tour of the Ekhof Theatre) ­ max. tour size is 40 people
Evening meal in Gotha

Registration :
with Evelin Morgenstern ­ "Initiative Fortbildung Š e.V." ­
Fax : +49 (0 )30/8 33 44 78 ­ E-Mail : morgensterninitiativefortbildung.de
Registration Due to the support of Fritz Thyssen Foundation: Fees :
Early bird rate: EURO 60,--; registration deadline is 14 October 05, after
that, full conference fees of EURO 90,-- will be charged.

We have made arrangements for special rates with
- Hotel “Am Frauenplan³; Brauhausgasse 10; 99423 Weimar, Tel. : (0 36 43) 49
44-0; Fax : Š-4 44; E-Mail : infohotel-am-frauenplan.de;
www.hotel-am-frauenplan.de : 10 single rooms à EURO 40,-- (breakfast
included). This option will expire on August 16.
- Ringhotel Kaiserin Augusta; Carl-August-Allee 17; 99423 Weimar; Tel. : (0
36 43) 2 34-0; Fax : Š-44; E-Mail : weimarhotel-kaiserin-augusta.de;
www.hotel-kaiserin-augusta.de : 25 single rooms à EURO 57,-- (breakfast and
free public transport within Weimar included). This option will expire on
October 25.
Please make your own hotel reservation (à propos "Sondersammlung").